Инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях


Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Федеральное архивное агентство Добро пожаловать на официальный сайт Росархива » » » Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях органах исполнительной власти УТВЕРЖДЕНЫ Не нуждается в государственной регистрации письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. Общие положения Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти далее — Методические рекомендации разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства далее — Служба делопроизводствапри разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти далее — Инструкция по делопроизводству. Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях. Применение Методических рекомендаций должно способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти их территориальных органах. При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела: 1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. Федеральный закон от 10 января 2002 г. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. Указ Президента Инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях Федерации от 23 мая 1996 г. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 01 июня 2004 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2010 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти далее — Правила делопроизводстваутвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями федерального органа исполнительной власти и с заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения. В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти федеральный орган исполнительной власти направляет проект Инструкции по инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях на согласование в Федеральное архивное агентство. При наличии у Федерального архивного агентства замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству, Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Федеральное архивное агентство. Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях процедуры совещания между представителями Федерального архивного агентства и федерального органа исполнительной власти в целях выработки взаимоприемлемого решения. Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом Федерального архивного агентства, направляемым в адрес федерального органа исполнительной власти. После согласования с Федеральным архивным агентством Инструкция по делопроизводству утверждается приказом федерального органа исполнительной власти. Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом федерального органа исполнительной власти после их согласования с Федеральным архивным агентством. В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству рекомендуется указать назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции, порядок ее применения. В разделе «Общие положения», целесообразно отметить, что: Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению использованию образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства федерального органа исполнительной власти и повышения его эффективности; правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение о федеральном органе исполнительной власти, регламент федерального органа исполнительной власти и утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота системы автоматизированной обработки документовприменяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству; положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну; особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию служебную или иную тайну, персональные данныерегулируются специальными нормативными актами инструкциями, положениями, правиламиутверждаемыми руководителем федерального органа исполнительной власти; требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение; организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти; функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников Службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, устанавливаются должностными регламентами; непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом руководителя федерального органа исполнительной власти и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями. Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти; работники структурных подразделений федерального органа инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях власти несут дисциплинарную иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству; при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту. В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить: порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов федеральных органов исполнительной власти; виды бланков; требования к изготовлению бланков; в необходимых случаях порядок учета бланков. Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти при разработке изготовлении бланков документов руководствуется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. Постановлением Правительства Российской Федерации от 27. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях заказам федеральных органов государственной власти. В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков федерального органа исполнительной власти утверждаются приказом федерального органа исполнительной власти. В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях документов федерального органа исполнительной власти: бланк приказа; бланк распоряжения; бланк указания; бланк постановления; бланк протокола; бланк письма федерального органа исполнительной власти; бланк письма должностного лица руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти ; бланк структурного подразделения координационного или совещательного органа. При необходимости могут использоваться бланки других видов документов. Бланки документов федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном — по середине листа вдоль верхнего поля. Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях состав реквизитов для каждого вида бланков: для бланка приказа распоряжения, постановления, протокола : Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти ; вид документа; место составления издания документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти; место составления издания документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера. В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службам делопроизводства федеральных органов исполнительной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается: подразделение работникотвечающий за ведение учета бланков; форма журнала учета бланков; порядок выдачи бланков в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков см. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм — левое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее; 10 мм — правое. Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти : а Государственный герб Российской Федерации; б наименование федерального органа исполнительной власти; в должность лица, подписавшего документ; г подпись должностного лица; д вид документа; е место составления издания документа; ж справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; з адресат; и дата документа; к регистрационный номер документа; л наименование документа; м текст документа; н ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о отметка о наличии приложений; п гриф согласования; р гриф утверждения; с виза; т оттиск печати; у отметка о заверении копии; ф отметка об исполнителе; инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях указания по исполнению документа; ц отметка о контроле документа; ч отметка об исполнении документа; ш отметка о конфиденциальности. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др. Федеральные органы исполнительной власти представляют в Правительство Российской Федерации проекты: законодательных актов Российской Федерации; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях Федерации. При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения следующих нормативных актов: Федеральный закон от 14 июня 1994 г. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить порядок разработки и представления в Правительство Российской Федерации: законопроектов; проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации; проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации. В разделе Инструкции по делопроизводству раскрывается: порядок оформления проекта акта; состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему; порядок подготовки и оформления сопроводительных документов; процедура согласования проекта; порядок представления проекта в Правительство Российской Федерации. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции. «Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый изданный в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях на многократное применение». В соответствии с пунктом 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. На практике нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами федерального органа исполнительной власти. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти подлежат государственной регистрации, если они : а содержат правовые нормы, затрагивающие: гражданские, политические, социально-экономические иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства; гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации иных законодательных актах Российской Федерации; механизм реализации прав, свобод и обязанностей; б устанавливают правовой статус организаций — типовые, примерные положения уставы об органах например, территориальныхорганизациях, подведомственных соответствующим федеральным органам исполнительной власти, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции; в имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти или организаций, не входящих в систему федерального органа исполнительной власти, издавшего двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших нормативный правовой акт. Подготовка нормативных правовых актов в федеральном органе исполнительной власти осуществляется инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти их государственной регистрации» далее — Правила подготовки нормативных правовых актов. Проекты нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти подлежат антикоррупционной экспертизе. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан утвержден руководителями лицами, исполняющими обязанности руководителей нескольких федеральных органов исполнительной власти иных органов организаций. В Инструкции по делопроизводству раскрывается: состав реквизитов нормативного правого акта и порядок их оформления; порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта; порядок его согласования согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством с федеральным инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях, в ведении которых они находятся ; состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления; порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации; порядок принятия подписания, утверждения нормативных правовых актов; порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, федеральные органы исполнительной власти издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию: а индивидуальные правовые акты; персонального характера о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т. Правовые акты, соответствующие пунктам а за исключением актов, срок действия которых истекб, в, издаются в федеральном органе исполнительной власти в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях обязанности руководителя, распоряжения — заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти по вопросам их компетенции раздел 3. Состав документов федерального органа исполнительной власти В деятельности федерального органа исполнительной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления коллегии федерального органа исполнительной властипротоколы заседаний совещательных, координационных, экспертных и др. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии федерального органа исполнительной власти, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний. Взаимные обязательства федерального органа исполнительной власти с его контрагентами их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности федерального органа исполнительной власти создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др. В установленных законодательством случаях в федеральном органе исполнительной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ приказ, протокол, положение и др. Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов. Приказ, распоряжение Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера кадровые приказырешения по оперативным, организационным и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти, рассчитанные на разовое выполнение. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить следующие положения: виды приказов, назначение приказов распоряжений в управленческой деятельности; порядок подготовки приказов распоряжений федерального органа исполнительной власти функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, распоряженияпорядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа распоряженияесли исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа распоряжения ; порядок оформления проекта приказа распоряжения : состав реквизитов приказа распоряженияоформление заголовка к тексту приказа распоряжениятребования к структуре изложению текста приказа распоряженияоформление приложений к проекту приказа распоряжения и др. Положение, правила, инструкция Инструкция по делопроизводству может содержать положения, определяющие: назначение правил, положений, инструкций; порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления; согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями; порядок утверждения правил, положений, инструкций приказом инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях органа исполнительной власти или непосредственно руководителем федерального органа исполнительной власти ; доведение правил, положений, инструкций до исполнителей; внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции. Протокол заседания совещания В Инструкция по делопроизводству целесообразно определить: виды протоколов, используемых в деятельности федерального органа исполнительной власти; порядок оформления протоколов состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др. Служебная переписка Служебные письма федеральных органов исполнительной власти готовятся: как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; как доклады федеральных агентств и федеральных служб на поручения министерств; как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти; как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации; как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; как инициативные письма. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить: порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках; требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в федеральный орган исполнительной власти; процедура согласования служебных писем; особенности составления и оформления совместных писем; особенности применения в деятельности федерального органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов. При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов: постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем: Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти; должность лица, подписавшего документ; справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование документа заголовок к тексту ; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; текст документа; отметка о наличии приложений; виза; подпись должностного лица; отметка об инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что: служебные письма печатаются на бланках установленной формы раздел 3. » и формулирующий в краткой форме тему письма; в служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…! » — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма; служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа «Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др. Записка аналитическая, докладная, служебная, объяснительная В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить: виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками; порядок составления записок на бумажном носителе или в электронной форме ; реквизиты записок различных видов их оформление; структуру текста аналитической докладной, служебной, объяснительной записки; реквизиты докладной аналитической, служебной, объяснительной записки: наименование структурного подразделения — автора документа; вид документа; дата документа, регистрационный номер если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов ; название документа заголовок к текстуесли текст более 4-5 строк; адресат должностное лицо федерального органа исполнительной власти ; подпись. Принципы организации документооборота В разделе «Организация документооборота» Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить положения, устанавливающие: прием и первичную обработку поступающих документов; предварительное рассмотрение документов; порядок регистрации поступающих документов; порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей; порядок регистрации отправляемых документов; порядок отправки документов; порядок обработки и учета иностранной корреспонденции; порядок регистрации и прохождения внутренних документов; учет и анализ объемов документооборота; организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях документопотоки, имеющие одинаковый маршрут маршрутизация документов ; организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов; устранение необоснованных согласований проектов документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов. В документообороте федерального органа исполнительной власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация входящая ; отправляемая документация исходящая ; внутренняя документация. В составе входящей исходящей документации могут выделяться: документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы, Правительства Российской Федерации, высших судов Конституционного, Верховного, Высшего арбитражногоСчетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций; документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации; обращения граждан; запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления; документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Прием и первичная обработка поступающих документов В Инструкции по делопроизводству, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в федеральный орган исполнительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции. В данном разделе инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть: проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов; сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации ; выделение документов, адресованных в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство; сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время; порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта упаковкиналичия на конверте упаковке отметки о конфиденциальности, а также пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения: документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день; составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа ; сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата поступления; документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др. Предварительное рассмотрение документов В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством федерального органа исполнительной власти. Документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в федеральном органе исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа. Регистрация поступающих документов В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить: место и способ регистрации документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти если в федеральном органе исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие — в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти ; сроки регистрации поступающих документов в день поступления, на следующий рабочий день в случае поступления документа в нерабочее времянезамедлительно с отметками «Срочно», «Оперативно» и др. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей. В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что: документы передаются на рассмотрение руководителю иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти только после регистрации; после рассмотрения руководством документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях документа в регистрационно-контрольную форму РКФ ; в соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения — ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией Службы делопроизводства ; передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через Службу делопроизводства. Организация работы с отправляемыми документами В данном разделе инструкции определяются основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания утверждения. В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что: ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в федеральном органе исполнительной власти правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями внешнее согласование и должностными лицами федерального органа исполнительной власти внутреннее согласование возлагается на структурное подразделение — исполнитель документа; проекты документов федерального органа исполнительной власти готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма; до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа указателя рассылки; проекты документов визируются исполнителем руководителем подразделения или его заместителемпри необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях листа документа в нижней его части, на втором экземпляре копии документа или на листе согласования. Регистрация отправляемых документов В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом, учитывается, что: документы, подписанные руководителем заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти передаются на регистрацию в Службу делопроизводства документы, подписанные руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти ; Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю; регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания утверждения или на следующий рабочий день; сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных федерального органа исполнительной власти, используемой для учета, поиска, хранения использования документов; регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации; копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответомкопия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» может проставляться с помощью штампа и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции; регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками. Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа используемые для регистрации классификаторы. Отправка документов Инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях Инструкции по делопроизводству предусматриваются сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов. При этом, определяется, что: отправку исходящих документов производит экспедиция федерального органа исполнительной власти; экспедиция проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату простая, заказная, международная и др. Регистрация и прохождение внутренних документов В Инструкции по делопроизводству определяются особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов. В Инструкция по делопроизводству рекомендуется предусмотреть: процедуру прохождения проектов приказов федерального органа исполнительной власти по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, другим организациям; организацию протокольной работы сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц исполнителей ; процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров; место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов докладных, служебных, аналитических записок, справок и др. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения, осуществляющие работу с инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам. В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть: порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции; структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов; порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителей, в адрес структурных подразделений; место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях их хранения; порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов. Учет и анализ объемов документооборота В Инструкции по инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях рекомендуется предусмотреть положения о проведении работы по учету и анализу документооборота в федеральном органе исполнительной власти. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок сводок, отчетов статистического и аналитического характера. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях принимается экземпляр документа подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа. Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти 3. Разработка и ведение номенклатуры дел Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти. Номенклатура дел используется для инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также для учета дел временного до 10 лет включительно хранения. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти определяется порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного календарного года. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти в электронном виде. В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти предусматривается: порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях индексации дел, составление заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях номенклатуры дел в течение делопроизводственного года уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения томов, частей делавнесение отметок в графу «Примечание» и др. В данном разделе Инструкции по делопроизводству содержится информация о том, какие перечни документов со сроками хранения перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень применяются в федеральном органе исполнительной власти для определения сроков хранения документов. Федеральные органы исполнительной власти согласно подпункта б пункта 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. Формирование дел их текущее хранение Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов их распределения группировки на дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного до 10 лет включительно хранения. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение В Инструкции по делопроизводству раскрывается комплекс работ, выполняемых в федеральном органе исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти и на уничтожение. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения В данном разделе Инструкции по инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях рекомендуется раскрыть порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения. Передача дел на архивное хранение В Инструкции по делопроизводству определяется порядок передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия: в архив федерального органа исполнительной власти передаются дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и дел по личному составу; передача документов в архив федерального органа исполнительной власти производится по утвержденным описям дел; дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение; дела временного хранения до 10 лет передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке ; передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства; прием дел производится работником архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела ; дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы. В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Особенности работы с электронными документами В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений. При этом, целесообразно предусмотреть следующие положения. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации сравнении электронного образа документа с подлинником документа. Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной властив порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию учет и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Для подтверждения подлинности электронных документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При получении электронных документов от других органов власти или организаций Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов докладных, служебных записок, справок, сводок и др. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ. К таким сведениям относятся: 1. Должность, фамилия инициалы лица, подписавшего документ 4. Дата поступления документа 8. Входящий номер документа 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа 10. Сведения о переадресации документа 13. Количество листов основного документа 14. Общее количество листов приложений 16. Указания по исполнению документа 17. Должность, фамилия инициалы исполнителя 18. Отметка о конфиденциальности Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа если автор не совпадает с адресантом отправителем электронного документаотметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях законом от 2 мая 2006 г. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел электронных документовна основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела электронные документы подлежат уничтожению. Поступившие из структурных подразделений в архив федерального органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. Работа исполнителя с документами Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть следующие положения: организация работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц; подразделение — исполнитель получает документы в возможно короткие инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий деньсрочные документы передаются исполнителю незамедлительно; документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению документов руководства федерального органа исполнительной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения. Специалисты структурных подразделений федерального органа исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в федеральном органе исполнительной власти; согласование проекта с заинтересованными должностными лицами; подготовку сводки отзывов с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением ; доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования в случае серьезной корректировки проекта документа инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях его повторное согласование ; в необходимых случаях — подготовку списка указателя инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях документа ; представление проекта документа на подпись утверждение руководству; определение места хранения документа копии документа проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ. В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе: функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа; право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях решения; порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю. Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя командировка, отпуск, болезнь другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику. В Инструкции по делопроизводству предусматривается возможность продления срока исполнения документа с соответствующим обоснованием, представляемым руководствуесли отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения телефонных и письменных запросахо дате и результате окончательного исполнения. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях 3. Учет печатей и штампов Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в федеральном органе исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов «Для пакетов», «Для договоров», «Для копий»металлические выжимные печати для опечатывания помещений. В Инструкции по делопроизводству определяются виды и количество печатей, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, порядок учета, хранения и уничтожения печатей. При этом, предусматриваются следующие положения. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве исключительно в служебных целях. Решение о необходимости инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях печатей их количестве принимает руководитель инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях органа исполнительной власти по согласованию с руководителем Службы делопроизводства. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии — изготовителе печатей. В случае служебной необходимости по решению руководителя федерального органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом федерального органа исполнительной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить: подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложен учет печатей и штампов; форму журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала; порядок выдачи печатей и штампов работникам федерального органа исполнительной власти; порядок хранения печатей и штампов; ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов; порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти; порядок уничтожения печатей и штампов. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть следующие положения: бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков; в структурных подразделениях бланки документов используются строго инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях назначению и хранятся в надежно запирающихся шкафах; передача бланков другим организациям и лицам не допускается; испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков. Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Согласование положений о центральных экспертных комиссиях, центральных архивах иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций, а также инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти» утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23 ноября 2007 г. Федеральный закон от 10 января 2002 г. Федеральный закон от 10 января 2002 г. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. Здесь и далее в бланках федеральных служб и федеральных агентств, подведомственных федеральным министерствам над наименованием федерального органа исполнительной власти указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства см. Пункт 9 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. Приказ Министерства юстиции Российской Инструкции по делопроизводству в государственных органах иных организациях от 4 мая 2007 г. Зарегистрировано в Минюсте России 14 мая 2007 г. Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. Зарегистрировано в Минюсте России 14 мая 2007 г. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. Пункт 27 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию электронный образ документа или электронный документ, их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г.

комментарий:

комментарий
 

Регистрационные карточки группируются в учетно-справочные картотеки.